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加强管理和创新 开创档案工作新局面 [2006-12-18]来源:保监会网站

       福建保监局加强档案管理和创新,推动档案工作更好地为保险监管服务。2006年获得“省一级档案室”的称号,福建省直单位档案室定级评审组对保监局档案管理工作和各门类档案的完整性、规范性、美观性给予充分肯定和高度评价,并对照片档案收集整理的创新表示赞赏,认为具有前瞻性和典型示范作用,走在了全省的前列。现将福建保监局的做法和体会予以刊登,供参考。

         一、主要做法

  (一)构建档案管理的组织架构。保监局综合档案室成立于2004年初,归口办公室管理。成立之初,保监局即制定了档案工作的三年规划,确定了档案工作年度目标和任务,并在办公室设置了专、兼职档案工作岗位,在各处室建立了档案工作联络员制度,建立起分管局长统一领导,办公室集中管理,各处室参与管理的档案工作网络,健全了档案管理机制。

  (二)建立档案管理规章制度。保监局先后制定出台了《档案工作人员职责》、《档案安全暂行规定》、《档案借阅制度》、《档案保密制度》、《档案利用制度》、《档案统计制度》、《库房管理制度》与《档案鉴定与销毁制度》等档案管理规章制度,对文书档案、检查档案、信访档案、音像档案、照片档案、会计档案、基建档案等各门类档案的制作、整理和归档进行了完善和规范,使档案工作有法可依、有章可循。

  (三)加强档案基础设施建设。保监局设置了面积为110平方米的综合档案室专用场所,实行档案库房、档案办公室、阅档室三分离。配置了电脑、打印机、扫描仪、电动缝纫、装订机等专用设备;安装了密集架、防盗门锁、铁门、铁窗栏、遮光布等安全设施,并添置灭火器、除湿机、温湿度计、吸尘器、防潮箱、防虫剂等配套设施,使档案保管达到了防光、防潮、防尘、防盗、防高温、防霉等“八防”要求。

  (四)重视档案人员业务培训。保监局积极派员参加国家档案局及省档案局举办的各类档案业务培训,提高档案人员的职业素养,提高档案管理水平。截至目前,已先后选送5位同志参加了6期54天的业务培训,内容涉及档案规范化管理、档案登记规范要求、数字照片的收集与整理、电子文件归档管理以及档案电子目录数据网上报送等,有2位同志通过了档案人员岗位资格考试,档案人员的业务素质和专业技能得到了明显提高。

  (五)注重档案编研工作。为促进档案工作更好地为保险监管服务,保监局根据实际需要,编制了各类档案的检索体系,如归档文件目录、专题文件目录、照片档案目录、音像档案目录、检查档案目录、信访档案目录、基建档案目录、会计档案目录和档案存放指南等;编写了组织机构沿革、大事记、基础数据汇编、监管制度汇编、内部规章制度汇编、重要计划总结汇编等,大大提高了档案利用的价值。

  二、主要体会

  (一)档案工作应融入日常办公管理。在保监局人手少、监管任务重的现状下,要提高档案管理效率,就必须突破年末或次年集中归档的传统做法,主动融入机关日常办公管理,实现化整为零,实时归档。例如,引入公文、档案一体化管理的思路,将文书档案与收、发文的管理相结合,避免了档案信息录入的重复劳动;采用纸质公文与电子公文并行管理模式,减少了公文流转与归档环节,大大提高了公文流转、办理和归档效率,其中来文办理的时间缩短约60%。

  (二)档案工作应注重内外沟通协调。档案工作专业性强,各门类档案的收集整理规范要求不同。因此,档案工作部门与机关其他业务部门及档案主管部门的关系都很密切。如何因地制宜、规范合理地做好档案工作,将档案主管部门的要求与机关的实际情况相结合,建立良好的沟通协调机制是关键。对内,一方面要主动向有关领导汇报请示,争取对档案工作的支持,为档案工作的开展提供必要的人、财、物保障;另一方面,要加强与各业务部门的联系,加强培训工作,引导全体工作人员提高档案意识,养成自觉遵守档案法律法规的习惯,指导档案联络员配合完成必要的辅助性管理工作。对外,一方面要加强与档案主管部门的沟通汇报,主动介绍行业发展情况、机关业务特点和管理模式,争取理解和支持;另一方面,要增强主动接受执法监督的意识,请专家进来指导、送人员出去培训,采取各种方式方法提高档案工作的规范化水平。实践证明,协调好内外关系,档案工作才能走上良性运行轨道。

  (三)档案工作应注重结合实际创新。随着保险市场的发展,各门类和载体的保险监管档案大量增加,业务部门对档案信息资源的需求也在急剧增长。在现有条件下,要满足业务发展对档案工作日益增长的需求只有靠不断创新。要积极研究保险监管业务发展的新趋势和档案工作的新技术,以解决档案工作出现的新情况、新问题、新困难。例如,在室藏档案与日俱增而尚不具备办公自动化的条件下,福建保监局通过局域网共享的方式,实现了计算机阅文和查档,大大提高了调阅效率,减少了文档人员的工作量。又如,在没有现成的照片档案管理软件的条件下,保监局通过常用的Office工具,摸索出一套符合国家标准的照片档案整理方法,克服了传统整理方法中重复劳动带来费人、费时、费力且查询利用不便的缺陷,使照片档案管理从传统手工型向人机管理型转变,大大提高了管理效率和质量。(福建保监局)

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